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人力资源分工的隐私通知

蒙车州立大学(“大学”)人力资源(“人力资源”)致力于维护我们申请人,员工和学生员工(“人力资源客户”提供的个人数据的隐私。本隐私通知概述了大学的收集,使用和披露人力资源提供给人力资源的信息(“HR客户信息”)。当HR客户端向人力资源提交信息时,或使用大学网站和其他服务时,人力资源客户同意大学的收集,使用和披露该信息,如本隐私声明所述。

大学使用信息

HR客户信息 是由大学收集的个人数据有关不敏感信息的人力资源客户端。

敏感的信息 是大学收集的数据,关于人力资源客户的种族,族裔,工会会员,健康数据,性取向和刑事定罪。

人力资源从人力资源客户收集人力资源客户信息,以应对人力资源客户的就业申请。人力资源还收集有关人力资源客户的刑事定罪的信息,以人力资源客户的同意,以考虑人力资源客户进行就业机会。人力资源也使用人力资源客户信息,以及有关人力资源客户的工会会员资格,健康数据和性取向的数据,以管理人力资源客户与大学之间的就业合同,包括但不限于管理薪资和福利,并提供合理的住宿。人力资源还收集有关人力资源客户种族和族裔的数据,以获取研究目的,并确定联邦和州法律法规所要求的统计报告数据。除种族,种族,健康数据和性取向外,人力资源客户有义务提供人力资源客户信息和敏感信息,并可能导致大学无法提供或继续就业。

此外,人力资源可能会使用人力资源客户信息来分析和改善人力资源招聘行为,以便监管报告和审计以及其他大学流程和职能。人力资源也可能使用人力资源客户信息进行一般人口统计和统计研究。人力资源也可能与大学内的其他部门和部门和大学的州和大学承包商分享人力资源信息,并根据需要管理和管理人力资源客户的就业,以遵守适用的集体议价协议,以管理福利和/或强制大学政策。

最后,人力资源可能与已与大学合同的第三方分享人力资源客户信息,以代表大学签订合同的人力资源职能,他们合同义务维护保密性并防止未经授权的披露。

第三方使用信息

人力资源可以使用和披露给第三方的信息,如下所示:

归档。 人力资源客户信息和敏感信息可以根据新泽西州,历史研究和统计目的对大学施加的要求进行归档目的,以维护敏感信息的隐私。

慈善组织。 我们与蒙车州立大学 Countains及其与慈善捐赠有关的其他非营利组织共享人力资源客户信息。

同意。 如果我们同意,我们可能会披露您的人力资源客户信息和敏感信息。

取消识别和汇总信息。 我们可以在未限制的情况下以去识别或聚合形式披露人力资源客户信息和敏感信息。

紧急情况。 如果在我们的唯一判断,这些披露,我们可以披露有关第三方的人力资源客户信息和敏感信息,以保护任何人的健康,安全或财产。我们还可以在必要时分享人力资源客户敏感信息以保护您的兴趣,并且您在物理或法律上无法提供同意。我们还可以在必要时分享您的人力资源客户敏感信息,以防止疾病传播。

就业必要性。 我们可以在必要时分享人力资源客户信息和敏感信息,以评估您的就业申请,如果雇用根据适用的法律或任何适用的集体谈判协议,须遵守适当的保障措施防止未经授权的披露。

法律义务。 我们可以在适用法律要求披露时披露人力资源客户信息和敏感信息。

医疗。 我们可以披露人力资源客户信息和敏感信息,以旨在为预防或职业医学进行评估,为您的工作能力,医学诊断,提供健康或社会护理或待遇或卫生系统和服务管理,以确保医疗保健和医疗产品的高标准和安全性,或根据与健康专业人士的合同,符合适当的保障和与医疗专业人员的保密协议。

合同的表现。 我们可以在必要时分享您的人力资源客户信息,以管理您的雇佣合同以及与大学的任何其他合同。

公共信息。 如果您明显地使其公开,可以共享您的HR客户信息和敏感信息。

研究与研究。 我们可以与第三方分享De-Idented HR客户信息和敏感信息,其中研究与高等教育或开发旨在改善高等教育招聘和招聘的产品或服务有关的主题。

服务供应商。 我们使用与大学合同签订合同的第三方来支持大学运营和政策的管理。在这种情况下,我们与这些第三方共享人力资源信息和敏感信息,须遵守信息机密保密和征收适当的保障措施以防止未经授权的披露。

贸易联盟。 如果您是与大学集体谈判协议进行集体谈判协议的当前,以前或潜在成员,则可以与工会的目的共享人力资源客户信息,就没有您的情况而不再分享同意。

大学附属计划。 我们可以与大学附属的第三方分享人力资源客户信息,以便与您联系您有关您感兴趣的商品,服务,慈善给予或经验。

安全

我们在将人力资源传输到人力资源并存储在我们的信息技术系统中时,我们实施适当的技术和组织安全措施,以保护人力资源并存储在我们的信息技术系统中。不幸的是,可以保证数据传输或存储是100%安全的。当人力资源客户通过互联网发送大学信息时,大学使用行业标准SSL(安全套接字层)加密。实施用户名和密码以保护HR客户端信息并控制对HR客户端的访问。我们强烈建议您不要与任何人分享您的密码。

饼干和其他信息技术

该大学在本网站的隐私通知中可以找到来自信息技术的饼干和其他数据。

保留和销毁您的信息

您的信息将按照适用的美国保留人力资源。联邦法律,新泽西州,财政部,收入和企业服务部门通过的记录保留时间表的适用期限 - 纪录管理服务,适用于4年的学院和大学。除非适用法律要求在适用保留期限到期时,否则您的信息将被销毁。由于大学的敏感度,价值和关键程度,销毁方式应适合保留和保证您的信息的机密性。

你的权利

根据所有适用法律,人力资源客户有权请求访问,纠正,限制使用或擦除其HR客户信息的副本。大学申请人和员工可以访问大学信息技术系统中的某些人力资源客户信息。但是,人力资源客户信息的删除应遵守适用的联邦法律保留期,并于新泽西州,财政部,收入部门,收入部和企业服务部的记录保留时间表 - 录制管理服务到4年的学院和大学。员工可以通过在工作日访问其账户来行使这些权利。雇佣申请人可以通过访问大学信息技术系统中所创作的账户来行使这些权利。您也可以联系 eugdpr-hr@montclair.edu. 寻求帮助。

欧洲联盟创建的信息将从欧盟转移到大学。如果您认为大学没有遵守适用的外国法律规范此类信息,您有权在欧洲联盟的适当监督机构提出投诉。

更新此策略

我们可以随时更新或更改此策略。在任何此类变更后,您继续使用人力资源的网站和第三方申请表明您对此类更改的接受。

上次更新:5/11/18